Microsoft Excel là phần mềm thao tác bảng tính mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Với nhiều tính năng tuyệt vời hỗ trợ các công việc liên quan đến dữ liệu như: lọc dữ liệu, sắp xếp dữ liệu theo vần/số… Trong bài viết này, GhienCongNghe Tôi sẽ chỉ tập trung vào việc hiển thị một tính năng rất thường được sử dụng – thao tác Tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Nếu bạn vẫn đang thắc mắc thuật ngữ “drop-down list” là gì thì hình minh họa dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời về cách thức hoạt động của nó. Dưới đây GhienCongList sẽ giới thiệu cho các bạn khái niệm sơ lược và hướng dẫn cách tạo dropdown list trong Excel.
Quảng cáo
Bạn cũng có thể cần:
- Cách đánh số trang trong Word dễ dàng trong 1 nốt nhạc
Danh sách thả xuống thực chất là một cửa sổ nhỏ, khi bạn bấm vào đó, một danh sách sẽ xổ xuống với nhiều tùy chọn khác nhau giúp bạn xem nhanh những gì mình cần.
Quảng cáo
Danh sách thả xuống cũng cung cấp cho bạn khả năng kiểm soát chính xác những gì được nhập vào một ô Excel. Điều này làm cho danh sách thả xuống trở thành một công cụ xác thực dữ liệu cực kỳ mạnh mẽ và phổ biến.
May mắn thay, việc tạo danh sách thả xuống trong Excel thực sự rất dễ dàng nếu bạn làm theo các bước bên dưới.
Quảng cáo
*Hướng dẫn này sử dụng Excel 2019/Microsoft 365 (Windows OS). Nếu bạn đang sử dụng phiên bản khác cũng không sao, bạn vẫn có thể sử dụng các bước bên dưới để tạo danh sách thả xuống trong Excel.
Đầu tiên, chúng tôi có một trang tính với tất cả tên của các nhân viên của công ty.
Đây là dữ liệu chúng ta sẽ thấy khi nhấp vào danh sách thả xuống.
Khi đó chúng ta sẽ có một “mũi tên nhỏ” nằm ngay bên cạnh ô, khi click vào đó sẽ xuất hiện cửa sổ chứa dữ liệu có tên như hình trên. Bạn có thể di chuyển thanh cuộn lên và xuống để cuộn qua danh sách đầy đủ tên nhân viên, tất cả được bao bọc trong một hộp thả xuống.
Bây giờ chúng ta sẽ tạo một danh sách thả xuống trong ô B1.
Một bước 1: Nhấp vào tab “Dữ liệu”.
Bước này rất dễ thực hiện!
Chỉ cần di chuột qua tab “Dữ liệu” và nhấp vào tab đó.
Bước 2: Nhấp vào “Xác thực dữ liệu”
Nhấp vào nút “Xác thực dữ liệu” ở giữa thanh (màu đỏĐừng nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh từ Xác thực – chỉ cần nhấp vào đầu nút như được hiển thị).
Bước 3: Chọn tùy chọn “Danh sách”.
Trong hộp thoại mở ra, bạn cần nhấp vào danh sách thả xuống để chọn phương thức xác minh dữ liệu mong muốn.
Nhấp vào mũi tên xuống trong trường “Cho phép:”, nhấp vào “Danh sách” trong danh sách thả xuống.
Bước 4: Chọn nguồn dữ liệu muốn đưa vào danh sách
Hãy nhớ các ô trang tính chứa dữ liệu được đề cập ở đầu bài viết?
Các ô sheet chứa tên của tất cả nhân viên trong công ty sẽ được dùng làm nguồn cấp dữ liệu đầu vào cho danh sách sổ xuống.
Bây giờ là lúc khai báo dữ liệu trong phạm vi để Excel có thể liên kết dữ liệu nguồn (tên của nhân viên trên trang tính) với ô trong danh sách thả xuống (ô B1).
Nhấp vào trường dữ liệu của phạm vi “Nguồn:”.
Sau đó bấm chọn tất cả các tên dữ liệu trong danh sách.
Nhấp vào “OK” khi bạn hoàn tất.
Mẹo giúp bạn chọn nhanh cả một dãy ô mà không cần phải rê chuột như hình trên.
Bấm vào ô dữ liệu đầu tiên (A2 ở đây), sau đó giữ Ctrl + Shift + Mũi tên Xuống. Thao tác này sẽ giúp bạn chọn nhanh một dãy ô trong chưa đầy một giây.
Bước 5: Kết quả thực hiện!
Và đây là thành quả làm việc của bạn, thật nhanh phải không nào?
Trên đây GhienCongList đã hướng dẫn các bạn cách tạo dropdown list trong Excel chưa đầy một phút (đôi khi ít hơn). Nếu bạn nắm vững các bước trên, có thể chỉ mất 10-15 giây để tạo một danh sách như vậy.
Nếu thấy bài viết hữu ích hãy like và share để ủng hộ team hoặc để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận nếu bạn có phương pháp khác nhé.
Xem bảng tính
Bạn có thể cần biết:
- Bí quyết ngắt dòng trong Excel cực đơn giản mà bạn nên biết
- Cách lặp lại tiêu đề trong Excel khi in
