Nếu bạn đang làm việc với những người khác trên tệp Google Trang tính được chia sẻ, đôi khi mọi người có thể nhập dữ liệu không mong muốn hoặc điều gì đó có thể phá vỡ công thức của hàm tính toán. Một cách để đảm bảo mọi người nhập dữ liệu bạn muốn là cung cấp dữ liệu đó cho họ trong danh sách thả xuống. nó tiếp theo cách tạo vùng chọn trong google sheet giúp bạn và những người khác nhập dữ liệu vào Google Sheets nhanh hơn và chính xác hơn GhienCongNghe hướng dẫn bên dưới.

Quảng cáo

Cách thực hiện lựa chọn trong Google Trang tính

Danh sách thả xuống là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng dữ liệu mọi người nhập vào biểu mẫu, ứng dụng hoặc bảng tính của bạn chính xác như những gì bạn mong đợi. Nó cũng cung cấp một cách nhanh hơn nhiều để mọi người nhập thông tin đó vì họ chọn từ danh sách được định cấu hình trước mà bạn cung cấp.

Điều đầu tiên bạn cần làm là mở tệp Google Trang tính của mình và chọn ô (hoặc phạm vi) mà bạn muốn sử dụng danh sách chọn.

Quảng cáo

Tiếp theo, mở phần “Dữ liệu” nằm trên thanh tác vụ và chọn “Xác thực dữ liệu”.

Quảng cáo

Bảng tùy chọn “Data Validation” xuất hiện, lưu ý các tùy chọn bên cạnh mục Tiêu chuẩn.

• Một danh sách từ một mảng các ô: Chọn các ô chứa giá trị muốn thêm vào vùng chọn trong danh sách. Lưu ý, sử dụng giá trị tham chiếu tuyệt đối (ví dụ $C$1:$C$9) để khóa các hàng và cột lấy giá trị để khi nhân bản nhiều ô để chọn không xảy ra lỗi. Dữ liệu từ các trang tính khác có thể được sử dụng trong cùng một tệp Google Trang tính.
• Danh sách các mục: Nhập các vùng chọn muốn tạo, các vùng chọn cách nhau bởi dấu phẩy.

Nếu bạn đang sử dụng Một danh sách từ một mảng các ô thì bạn phải chọn một nhóm ô bằng cách kéo thả dãy hoặc nhập địa chỉ của dãy rồi bấm OK.

Nếu bạn đang sử dụng Danh sách các mục thì bạn phải nhập thủ công các tùy chọn muốn tạo, các tùy chọn cách nhau bởi dấu “,”.

Sau khi nhập dữ liệu mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống, hãy đảm bảo rằng tùy chọn “Hiển thị danh sách thả xuống trong các ô” được bật hoặc các giá trị sẽ không xuất hiện trong các ô đã chọn. lựa chọn.

Bạn cũng có thể chọn điều gì sẽ xảy ra khi ai đó cố gắng nhập một giá trị không có trong danh sách. Tùy chọn “Hiển thị Cảnh báo” cho phép họ nhập dữ liệu không hợp lệ, nhưng đánh dấu dữ liệu đó trên trang tính. Tùy chọn “Từ chối mục nhập” ngăn họ nhập bất kỳ thứ gì không có trong danh sách của bạn.

Và cuối cùng, bạn có thể bật tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực” để cung cấp cho mọi người một số gợi ý về những gì họ có thể chọn trong các ô. Sau khi chọn một tùy chọn, hãy nhập hướng dẫn bạn muốn.

Nhấn nút Lưu là bạn đã hoàn tất việc tạo vùng chọn trong Google Sheet và bắt đầu sử dụng danh sách vùng chọn theo hướng dẫn bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng picklist trong Google Sheet.

Khi bạn hoàn tất việc tạo lựa chọn trong Google Trang tính, bất kỳ ai sử dụng trang tính này đều có thể nhấp vào mũi tên thả xuống trong các ô đó và chọn một giá trị từ danh sách.

Nếu bạn đã chọn tùy chọn “Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực”, văn bản này sẽ xuất hiện bất cứ khi nào ai đó chọn một trong các ô đã xác thực.

Nếu ai đó nhập một giá trị không khớp với giá trị nào đó trong danh sách và bạn đã bật “Hiển thị cảnh báo”, dữ liệu không hợp lệ sẽ được đánh dấu bằng biểu tượng tam giác màu đỏ trong trường đó.

Di chuột qua biểu tượng màu đỏ cho biết lý do tại sao trường này được chọn.

Thay vào đó, nếu bạn đã chọn tùy chọn “Từ chối nhập”, mọi người sẽ nhận được cảnh báo nhập như hình bên dưới khi họ cố gắng nhập thứ gì đó không có trong danh sách của họ. Bạn bè.

Cách xóa vùng chọn trong Google Sheet

Nếu bạn cần xóa hoặc sửa đổi bất kỳ mục nào trong danh sách chọn của mình. Chọn một ô hoặc phạm vi từ danh sách lựa chọn. Quay lại Dữ liệu > Xác thực dữ liệu để chỉnh sửa tất cả các mục từ danh sách bạn đã tạo.

Ngoài ra, để xóa toàn bộ danh sách, chỉ cần nhấp vào nút “Xóa xác thực” ở dưới cùng và sẽ không còn danh sách được chọn cho ô hoặc phạm vi đó nữa.

Trên đây là cách tạo vùng chọn trong Google Sheet đơn giản đã được GhienCongList chia sẻ trong bài viết trên. Nó giúp tạo ra các lựa chọn cho các giá trị yêu cầu độ chính xác và tốc độ, cũng như tính nhất quán của dữ liệu giữa những người dùng tệp Google Sheet này.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm một thủ thuật Google Sheet khác được GhienCongList chia sẻ tại link bên dưới.

• Cách tô màu dòng kẻ xen kẽ trong Google Sheets nhanh nhất chỉ với 2 click

Nếu thấy bài viết hữu ích hãy để lại 1 Like & Share để ủng hộ GhienCong Nghe để bạn đọc được nhiều bài viết hữu ích hơn nhé. Cảm ơn đã xem.